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■個人情報及び特定個人情報保護方針

 有限会社ホックスは、データ入力・印刷・発送、システム開発・保守などを行うに当たって、お客様、利用者並びに当社従業者の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識します。以下の通り個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言します。

1.個人情報及び特定個人情報等は、受託した業務並びに従業者の雇用・人事管理上必要な範囲に限定して適切な手段で取得、提供します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い(目的外利用)を行わず、それを実現するための措置を講じます。

2.個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報及び特定個人情報保護体制を継続的に向上します。

3.当社が保有する個人情報及び特定個人情報等に関して適用される法令及びその他の規範を遵守します。

4.当社は、個人情報及び特定個人情報等に関する質問及び苦情に、適切かつ迅速に対応いたします。

5.社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新のIT技術動向を踏まえ、個人情報及び特定個人情報保護体制を適時・適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。

 2016年12月5日(改定)
 有限会社ホックス
 代表取締役 坂口 正道

■個人情報及び特定個人情報の取扱について
 有限会社ホックスは、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当社が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。

1.個人情報及び特定個人情報等の利用目的

(1)当社が取扱う個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。
  1)直接書面により取得した個人情報の利用目的
個人情報名 利用目的
ソフトウェア購入の申し込み情報 購入手続対応とユーザー情報への登録、ユーザーサポート
お取引先の個人情報 取引先からの見積、発注、受託業務の実施に係る業務
従業員及び採用応募者から取得した個人情報 採用選考、人事労務管理
お問い合せで取得した個人情報 お問い合せ対応
  2)直接書面以外の方法によって取得した個人情報の利用目的
個人情報名 利用目的
受託業務にて取得した個人情報 受託業務における契約履行等
ソフトウェアに登録された個人情報 ソフトウェアの保守業務
(2)当社が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。

2.個人情報及び特定個人情報等の第三者提供

(1)当社は個人情報を業務遂行のため、及び、次の1)〜4)を除き、第三者に開示又は提供いたしません。
  1)ご本人の同意がある場合
  2)法令などで認められた場合
  3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、
   本人の同意を得ることが困難であるとき
  4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要が
   ある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(2)当社は特定個人情報等を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報等の提供はしません。

3.委託先等の管理

当社は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当社と契約を締結した委託会社に預けることがあります。委託会社に対しては、適切な取扱いおよび保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第1項の目的以外に利用することを禁止します。

4.個人情報及び特定個人情報等の管理

(1)お預かりした個人情報に関しては、社内における徹底した情報管理(アクセス権の限定、社内教育・啓蒙活動など)のもと、社員一同、厳重な情報管理・運営に努めてお取扱いしています。また、特定個人情報等に関しては、事務取扱担当者を限定し、管理された区域・機器において適正に取扱いしています。
(2)インターネットでのセキュリティに関しては、業界標準であるSSL(セキュア・ソケット・レイアー)を使用し、インターネット上で送信されるデータを暗号化することにより傍受を防止しています。

5.個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等手続きについて

(1)ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、「開示等」という。)を要求される場合には誠実に対応いたします。
(2)お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認する場合があります。
(3)ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
(4)ご本人またはその代理人からの個人情報及び特定個人情報等の開示請求、当社からの個人情報の開示回答は合理的期間内に回答させていただきます。

【開示等の手続きの方法】
(1)下記の相談窓口までメール又は、お電話でご連絡ください。
(2)当社指定の「個人情報開示等申請書」を送付させていただきますので、必要事項をご記入ください。
(3)当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
(4)代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。「個人情報開示等申請書」に同封してください。
(5)お問合せは、「個人情報開示等申請書」により郵送で承っております。
(6)「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対するご回答が終了した後、2年間保存し、その後破棄させていただきます。
*特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行った上開示いたします。

【「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法】
「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、500円の送料をご負担いただきます。500円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。

6.個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口

お問い合わせ先:有限会社ホックス 個人情報問合せ窓口担当
E-Mailの場合: saka@hoccs.co.jp
お電話の場合:011-613-5458
FAXを送信される場合:011-613-3507
ご郵送の場合:〒064-0820 北海道札幌市中央区大通西20丁目3-30-307

7.認定個人情報保護団体について

当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である特定非営利活動法人日本個人・医療情報管理協会(JAPHIC)の対象事業者です。
(1)認定個人情報保護団体の名称 : 特定非営利活動法人日本個人・医療情報管理協会
(2)苦情解決の申し出先 : 特定非営利活動法人日本個人・医療情報管理協会 事務局
※当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。
<住所> 〒105-0013 東京都港区浜松町1-10-13 福岡ビル3階
<電話番号> 03-6809-2777

有限会社ホックス
個人情報保護管理者